Co warto wiedzieć?

Wielkimi krokami zbliża się termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Już wkrótce korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników, którzy mają siedzibę lub prowadzą stałą działalność gospodarczą w Polsce. Każda faktura wystawiona w KSeF będzie otrzymywała unikalny numer identyfikacyjny, co ma zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Terminy wdrożenia KSeF

Zgodnie z planem Ministerstwa Finansów:

od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;

od 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników;

od 1 stycznia 2027 r. – KSeF obejmie również najmniejsze podmioty, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Warto zaznaczyć, że różne terminy wdrożenia dotyczą wyłącznie wystawiania faktur. Jeśli więc większy podmiot (np. dostawca energii) wystawi fakturę dla mniejszej firmy, która jeszcze nie ma obowiązku korzystania z KSeF, to i tak będzie ona musiała odebrać dokument za pośrednictwem systemu.

Z KSeF będą musieli również korzystać również podatnicy zwolnieni z VAT – odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., w zależności od wielkości prowadzonej działalności.

Tryby awaryjne i wyjątki

Ustawa przewiduje kilka wyjątkowych sytuacji, w których wysłanie faktury do KSeF może być czasowo niemożliwe. Wówczas podatnik może wystawić fakturę elektroniczną poza systemem, z obowiązkiem jej późniejszego przesłania:

• Tryb offline24 – w przypadku problemów z internetem lub przesyłaniem danych. Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Tryb offline (planowe prace serwisowe) – fakturę należy wprowadzić do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu prac serwisowych.
• Tryb awaryjny – w sytuacji ogłoszenia przez Ministerstwo Finansów awarii KSeF (komunikat w BIP MF i w interfejsie systemowym). Fakturę należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych po usunięciu awarii.
• Awaria całkowita – w razie zagrożenia kraju lub infrastruktury podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF i może przekazać je kontrahentowi dowolną metodą.

Jak dołączyć do KSeF?

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, przedsiębiorca będzie musiał potwierdzić swoją tożsamość oraz dane. Logowanie do systemu możliwe będzie m.in. poprzez:

• Profil Zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• token autoryzacyjny,
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (dla firm),
• certyfikat KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępni również bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur, w tym:

• Darmową Aplikację Podatnika KSeF,
• Aplikację e-mikrofirma,
• Mobilną aplikację KSeF.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami – chętnie doradzimy!

789 220 040

epmaciej@gmail.com

#KSeF #FakturyOnline